Vedenie registratúry školy

1. Úvod

Registratúra je súbor všetkých dokumentov, ktoré pochádzajú z činnosti právnickej osoby alebo fyzickej osoby. Tvoria ju všetky dokumenty doručené škole, vytvorené školou ako reakcia na podnety zvonku, vytvorené z vlastného podnetu, ako aj všetky osobitné agendy, napr. účtovná, právna, personálna a pod.

Správu registratúry definuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“) – ako zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

Prvým potrebným krokom na zabezpečenie efektívneho vedenia správy registratúry je vypracovanie interných noriem na manipuláciu s registratúrnymi záznamami – registratúrny poriadok a registratúrny plán. Tieto záväzné interné normy upravujú jednotnú a racionálnu správu registratúry, ustanovujú povinnosti jednotlivých zamestnancov pri manipulácii s dokumentmi. Povinnosti zamestnancov vo vzťahu k správe registratúry spravidla upravujú aj ďalšie interné predpisy (napr. organizačný poriadok).

2. Legislatívne východiská

Právne predpisy – všeobecné:

  • zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Právne predpisy z oblasti školstva:

  • zákon č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 596/2003 Z. z. o štátnej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 138/2019 Z. z. o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
  • zákon č. 61/2015 Z. z. o odbornom vzdelávaní a príprave a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
  • zákon č. 597/2003 Z. z. o financovaní základných škôl, stredných škôl a školských zariadení v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 217/2016 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 440/2015 Z. z. o športe a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
  • zákon č. 422/2015 Z. z. o uznávaní dokladov o vzdelaní a o uznávaní odborných kvalifikácií a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
  • vyhláška Ministerstva školstva, vedy výskumu a športu Slovenskej republiky č. 339/2023 Z. z. o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii,
  • vyhláška Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky
    č. 223/2022 Z. z. o základnej škole,
  • nariadenie vlády Slovenskej republiky č. 630/2008 Z. z., ktorým sa ustanovujú podrobnosti rozpisu finančných prostriedkov zo štátneho rozpočtu pre školy a školské zariadenia v znení neskorších predpisov.

Právne predpisy z oblasti správy registratúry:

  • zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky MV SR č. 403/2023 Z. z. s účinnosťou od 1. januára 2024,
  • vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 336/2023 Z. z. s účinnosťou od 1. septembra 2024,
  • výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry v znení opatrenia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 203/2021 Z. z.,
  • STN 01 6910 Pravidlá písania a úpravy písomností,
  • STN 886101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy.

3. Registratúrny poriadok

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou alebo založenou orgánom verejnej moci, právnickou osobou zriadenou zákonom, právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, právnickou osobou, ktorá žiada o vydanie potvrdenia o priemyselnej bezpečnosti alebo právnickou osobou, ktorá má platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti.

4. Priestorové zabezpečenie

Správa registratúry si tiež vyžaduje zabezpečenie vyhovujúcich priestorov na uloženie registratúry, ktorá už nie je bezprostredne potrebná na riešenie z pozície každodennej dostupnosti, ale ešte nestratila svoju prevádzkovú potrebu a neuplynuli jej lehoty uloženia. Registratúra musí byť uložená a spravovaná tak, aby nedošlo k jej poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu.

Registratúrne stredisko musí svojou úložnou kapacitou spĺňať podmienky prehľadného ukladania spisov, aby ich bolo možno spracúvať, rýchlo vyhľadávať, evidovať a kontrolovať. Musí tiež svojím technickým vybavením a fyzikálnymi podmienkami spĺňať kritériá stanovené vyhláškou MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Osobitnú pozornosť podľa § 24a citovanej vyhlášky treba tiež venovať umiestneniu technologických zariadení v prípade správy elektronických dokumentov v rámci elektronického úložiska.

5. Povinnosti školy ako pôvodcu registratúry

Zákon o archívoch a registratúrach ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov.

Ukladá im povinnosť starať sa o:

  • riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii, vedenie registrov a indexov),
  • zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu tak, aby bez poškodenia a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí,
  • účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov),
  • uchovanie registratúrneho záznamu, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia; to neplatí, ak ide o registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie,
  • registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup – zabezpečiť označenie slovami „obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale; ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch,
  • využívanie registratúry – na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby vyhotovovať odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčovať na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom; pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu,
  • riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a obsažnosti jeho písomnej produkcie,
  • riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný archívny orgán na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky),
  • oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti, napr. zmenu právnej formy a pod.,
  • odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v archívnych obaloch v určenej lehote do archívu,
  • odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu, odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené,
  • oznamovať ministerstvu vopred vývoz registratúrnych záznamov, pričom opakovaný vývoz registratúrnych záznamov sa oznamuje len prvýkrát.

Zákon o archívoch a registratúrach ustanovuje ako povinnosť pre každého pôvodcu registratúry evidovať všetky dokumenty, ktoré vznikli z jeho činnosti, ako aj došlé dokumenty. Zároveň ustanovuje podmienky povinného obmedzenia prístupu k dokumentom jednak samotným štátnym archívom, ako aj pôvodcom registratúry v registratúrnom štádiu, ale aj pri odovzdávaní archívnych dokumentov vzniknutých z ich činnosti do trvalej archívnej starostlivosti príslušného štátneho archívu.

Zákon zaviedol ako povinné obmedzenie prístupu ku všetkým dokumentom, ktoré obsahujú osobné údaje, a to v dĺžke trvania 90 rokov od ich vzniku.

6. Sankcie

Za neplnenie alebo porušenie povinností ustanovených zákonom o archívoch a registratúrach hrozí pôvodcom registratúry možná sankcia až do výšky 33 193 eur. K takémuto sankčnému konaniu sa pristupuje štandardným spôsobom po vykonaní štátneho odborného dozoru zo strany príslušného štátneho archívu, zistení nedostatkov, stanovení opatrení na ich odstránenie a ich opätovnom zistení pri kontrole plnenia opatrení na odstránenie nedostatkov.

7. Pravidlá ochrany dokumentov

Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z. prináša kritériá hodnotenia trvalej dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov, ako aj spôsob ich vyraďovania. Vo svojej druhej časti stanovuje pravidlá ochrany dokumentov a kritériá na priestory ich uloženia (registratúrne stredisko, príručná registratúra). Stanovuje pravidlá preventívnej ochrany dokumentov, ochranu pred odcudzením, ochranu pred požiarom, ochranu pred vodou, ako aj ďalšími degradačnými činiteľmi.

8. Registratúra školy

Registratúra školy sa člení na:

  1. všeobecnú časť,
  2. špecializovanú časť.

Z dôvodu osobitnej manipulácie v porovnaní s ostatnými všeobecnými druhmi registratúrnych záznamov radíme niektoré druhy registratúrnych záznamov medzi tzv. špeciálne druhy dokumentov.

8.1. Všeobecná časť registratúry školy

Súčasťou všeobecnej registratúry sú najmä registratúrne záznamy v rámci:

  • agendy riadenia,
  • technicko-prevádzkovej agendy,
  • majetkovej agendy,
  • vedenia účtovníctva,
  • bežnej korešpondencie.

Tieto registratúrne záznamy sú manipulované v súlade s ustanoveniami zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení neskorších predpisov a vo väzbe na príslušnú školu alebo školské zariadenie v jeho registratúrnom poriadku.

8.1.1 Elektronický výkon verejnej moci

Elektronický výkon verejnej moci škola realizuje v súlade so zákonom o e-Governmente, a to vo vzťahu k svojej rozhodovacej právomoci. Vydávané elektronické rozhodnutia autorizuje riaditeľ školy, ktorý je príslušný v danej veci rozhodovať, svojím kvalifikovaným elektronickým podpisom prostredníctvom mandátneho certifikátu (bližšie pozri § 23 zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente).

Elektronické rozhodnutia sa doručujú žiakom, resp. ich zákonným zástupcom prostredníctvom elektronickej schránky školy; ak rozhodnutie nemožno doručiť elektronicky, vyhotoví z neho škola listinný rovnopis, ktorý doručuje ako listinnú zásielku na korešpondenčnú adresu žiaka, resp. jeho zákonných zástupcov.

Od 1. novembra 2018 sa školám, ktorých zriaďovateľom je regionálny úrad školskej správy, odporúča začať na doručovanie elektronických, riadne autorizovaných rozhodnutí modul elektronického doručovania prostredníctvom tzv. CUD (centrálneho úradného doručovania).
Školy, ktoré nie sú štátne rozpočtové organizácie, teda nie sú zapojené do CUD a nevedia vyhotovovať listinný rovnopis, môžu požiadať o špeciálnu rolu „vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu“ cez elektronickú schránku prostredníctvom formulára „všeobecná agenda“.

Na vydané elektronické rozhodnutia platia rovnaké zásady ako pri vydaných listinných rozhodnutiach. Je známe, že k tomuto typu záznamov sa viaže pripájanie doložky právoplatnosti, resp. vykonateľnosti, ktorú upravuje osobitný právny predpis. Preto nemožno zabúdať, že aj elektronické rozhodnutia musia mať vyznačenú doložku právoplatnosti, resp. vykonateľnosti elektronicky.

Táto služba zabezpečí doručenie elektronického rozhodnutia do elektronickej schránky klienta, ak ju má aktívnu na doručovanie, alebo v opačnom prípade priame, automatizované vyhotovenie listinného rovnopisu elektronického rozhodnutia a jeho doručenie v listinnej podobe. V takomto prípade má podľa § 31a zákona o e-Governmente listinný rovnopis rovnaké právne účinky ako elektronický originál.

Škola môže svoju elektronickú schránku využívať aj na ďalšiu elektronickú komunikáciu s inými orgánmi verejnej moci.
Elektronické registratúrne záznamy (spisy) sú integrálnou súčasťou registratúry školy a ako také podliehajú všetkým povinným manipulačným úkonom (evidovanie, označovanie, ukladanie, vyraďovanie) ako listinné registratúrne záznamy.

Elektronické podania a elektronické úradné dokumenty (vybavenia) škola ukladá a ochraňuje ako elektronické originály (vlastné úložisko, informačný systém, agendový systém, cloud, úložisko zriaďovateľa a pod.) až do uplynutia ich lehôt uloženia a následne ich zaraďuje do riadneho vyraďovacieho konania.

Elektronické registratúrne záznamy (podania, vybavenia) sa na účely vedenia spisu netlačia!

9. Špecializovaná časť registratúry školy

Špecializovaná časť registratúry sa člení na:

  • pedagogickú dokumentáciu,
  • agendu žiaka/poslucháča.

9.1 Pedagogická dokumentácia

Pedagogická dokumentácia školy alebo školského zariadenia je súbor písomných dokumentov, ktorými sa riadi proces výchovy a vzdelávania, a súbor písomností, podľa ktorých vydáva škola alebo školské zariadenie verejné listiny a rozhodnutia.

Pedagogická dokumentácia sa v školách a v školských zariadeniach vedie v štátnom jazyku. V školách a v školských zariadeniach, v ktorých sa uskutočňuje výchova a vzdelávanie v jazyku národnostných menšín, sa pedagogická dokumentácia školy vedie dvojjazyčne, a to v štátnom jazyku a v jazyku príslušnej národnostnej menšiny. V školách a školských zariadeniach s medzinárodným programom sa pedagogická dokumentácia vedie v štátnom jazyku a jazyku, v ktorom sa uskutočňuje medzinárodný program.

Dokumentáciu školy tvorí pedagogická dokumentácia a ďalšia dokumentácia ustanovená vyhláškou Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky č. 339/2023 Z. z. o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii. Vyhláška č. 339/2023 Z. z. upravuje lehoty uloženia a znaky hodnoty pedagogickej a ďalšej dokumentácie.

Pedagogickú dokumentáciu tvoria:

  1. triedna kniha,
  2. triedny výkaz,
  3. katalógový list žiaka,
  4. osobný spis dieťaťa,
  5. osobný spis žiaka,
  6. denník evidencie odborného výcviku
  7. denník výchovnej skupiny,
  8. protokol o maturitnej skúške,
  9. protokol o záverečnej skúške,
  10. protokol o absolventskej skúške,
  11. protokol o komisionálnej skúške,
  12. protokol o štátnej jazykovej skúške,
  13. denný záznam školského zariadenia,
  14. evidencia poslucháčov na príslušný školský rok.

Pedagogická dokumentácia školy alebo školského zariadenia uvedená v písm. a) až m) sa vedie na tlačivách podľa vzorov schválených a zverejnených ministerstvom školstva.

Pedagogickú dokumentáciu školy alebo školského zariadenia uvedenú v písm. a) až g) je možné viesť ako elektronické dokumenty, ktoré sú autorizované kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka.

Podľa § 6 ods. 2 a 3 vyhlášky 339/2023 Z. z. triedna kniha vedená v elektronickej forme:

  • sa na konci školského roka vytlačí v listinnej podobe, podpíše a opatrí odtlačkom pečiatky školy alebo školského zariadenia,
  • sa nevytlačí v listinnej podobe, ak je autorizovaná kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorej sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. Triedna kniha sa uloží na dva rôzne fyzicky oddelené dátové nosiče vo vlastníctve školy alebo ak ide o školu, ktorá nie je právnickou osobou, na dva rôzne fyzicky oddelené dátové nosiče v správe školy, na lehotu uloženia 5 rokov.

Pedagogická dokumentácia, ktorá sa vedie iba v listinnej podobe, je uvedená v písm. h) až l).

Vzory tlačív pedagogickej dokumentácie a ďalšej dokumentácie sú zverejnené v Knižnici vzorov pedagogickej dokumentácie a dokladov.

Legislatívne nie je jednoznačne ustanovená povinnosť viesť uvedené registratúrne záznamy elektronicky, resp. neelektronicky.

Pedagogická dokumentácia školy alebo školského zariadenia je súčasťou registratúry podľa osobitného predpisu.

Ďalšia dokumentácia školy alebo školského zariadenia je súbor dokumentov, ktorými sa zabezpečuje organizácia a riadenie škôl a školských zariadení.

Ďalšiu dokumentáciu tvorí najmä:

  • dokumentácia dieťaťa alebo žiaka so zdravotným znevýhodnením, zo sociálne znevýhodneného prostredia a so všeobecným intelektovým nadaním:
    • individuálny vzdelávací program,
    • správa z diagnostického vyšetrovania,
  • dokumentácia dieťaťa alebo žiaka, ktorému sa poskytuje podporné opatrenie vo výchove a vzdelávaní:
    • vyjadrenie na účel poskytnutia podporného opatrenia,
    • písomné vyjadrenie riaditeľa školy alebo školského zariadenia k návrhu podporného opatrenia,
  • rozvrh hodín,
  • zápisnica z rokovania pedagogickej rady,
  • zápisnica z rokovania metodického združenia,
  • zápisnica z rokovania predmetovej komisie.

Ďalšia dokumentácia je tiež súčasťou registratúry podľa osobitného predpisu.

9.2 Agenda žiaka

9.2.1 Prijímanie žiackej agendy

Prijímať žiacku agendu možno elektronicky aj listinne.

9.2.2 Príjem zásielok

V rámci všeobecných zásad správy registratúry príjem znamená prevzatie zásielok do školy. Musí byť organizovaný tak, aby zabezpečoval ich pohotové a bezpečné doručovanie.

Príjem zásielok, tak ako aj ďalšie úkony správy registratúry sú spravidla presne definované v registratúrnom poriadku alebo inej internej norme školy. Príjem zásielok sa realizuje ako celok.

Príjem zásielok je založený:

  • na poštovej preprave alebo službách špecializovaných firiem,
  • na preprave vlastnými prostriedkami školy,
  • pomocou elektronických prostriedkov – elektronická schránka, elektronická pošta (mail), elektronické služby, centrálna elektronická podateľňa,
  • na osobnom doručovaní zásielok prostredníctvom kuriéra alebo doručovateľa, na osobnom podaní fyzickej osoby alebo právnickej osoby do podateľne, alebo určenému zamestnancovi školy.

9.2.3 Preberanie zásielok

Spravidla je týmto miestom vo väčšine škôl sekretariát riaditeľa školy. Preberaním zásielok (niekedy aj kompletnou manipuláciou s registratúrnymi záznamami) je na každej škole spravidla poverený jeden špecializovaný zamestnanec, sekretariát riaditeľa školy alebo odborný zamestnanec v kumulovanej funkcii s inými činnosťami (ekonomický zamestnanec). Poverený zamestnanec preberá všetky zásielky adresované škole.

9.2.4 Evidencia prihlášok žiakov

Pri evidovaní prihlášok žiakov odporúčame zachovať nasledujúci postup:

  • prvú doručenú prihlášku škola zaeviduje v registratúrnom denníku a otvorí nový spis,
  • všetky ďalšie doručené prihlášky v danom kalendárnom roku sa evidujú do tohto spisu prostredníctvom tlačiva obsah spisu (t. j. neevidujú sa v registratúrnom denníku samostatne),
  • spis obsahuje iba doručené záznamy – prihlášky a uzatvára sa po ukončení termínu podávania prihlášok.

9.2.5 Evidencia rozhodnutí o prijatí žiakov

Pri evidovaní rozhodnutí o prijatí žiakov odporúčame dodržiavať nasledujúci postup:

  • rozhodnutia o prijatí žiakov škola môže evidovať v agendovom systéme,
  • rozhodnutia o prijatí žiakov škola môže evidovať rovnakým spôsobom ako prihlášky, t. j. prvé vydané rozhodnutie škola zaeviduje v registratúrnom denníku a otvorí nový spis, všetky ďalšie rozhodnutia o prijatí v aktuálnom prijímacom konaní sú evidované v tomto spise prostredníctvom tlačiva obsah spisu; spis sa uzatvára po ukončení termínu podávania prihlášok,
  • lehota uloženia rozhodnutia o prijatí žiakov začína plynúť od ukončenia štúdia žiaka.

9.2.6 Osobná zložka žiaka

Pre evidenciu záznamov patriacich do osobnej zložky žiaka odporúča Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom osobitnej metodiky dodržiavať nasledujúci postup:

  • škola založí osobnú zložku žiaka pri jeho nástupe do školy,
  • osobná zložka sa vedie v elektronickej alebo listinnej forme,
  • zo zberných spisov, v ktorých sú evidované prihlášky a rozhodnutia, škola (administratívny zamestnanec) vyberie prihlášku a rozhodnutie − do obsahu spisu sa uvedie, že tieto záznamy boli vyvedené do osobnej zložky žiaka,
  • pridelené číslo osobnej zložky žiaka je nemenné počas celého štúdia žiaka; číslo osobnej zložky žiaka je totožné s ID žiaka, ktoré generuje RIS, a zabezpečuje jednoznačnú identifikáciu konkrétneho žiaka počas trvania jeho dochádzky do školy; číslo osobnej zložky môže škola, ktorá neeviduje žiakov v RIS, generovať z používaného informačného systému alebo využije poradové číslo z registratúrneho denníka, alebo inej osobitnej evidencie,
  • všetky záznamy patriace do osobnej zložky žiaka sa evidujú v rámci tohto spisu prostredníctvom tlačiva obsah spisu, ktoré sa vedie počas celej doby štúdia žiaka,
  • evidencia záznamov prostredníctvom osobnej zložky žiaka je osobitnou systematickou evidenciou, tieto záznamy sa v registratúrnom denníku neevidujú,
  • lehota uloženia osobnej zložky žiaka (10 rokov) začína plynúť po ukončení štúdia žiaka.

V školách, ktoré využívajú agendové informačné systémy, budú vznikať osobné zložky žiakov spravidla ako kombinované spisy. Osobnú zložku žiaka odporúčame zveriť centralizovane do správy triedneho učiteľa.

Cieľom zavedenia osobných zložiek žiakov je zefektívnenie spôsobu evidovania, označovania, uchovávania, ukladania a vyhľadávania tzv. žiackej agendy vo väzbe na konkrétneho žiaka. Veľa registratúrnych záznamov v rámci tzv. žiackej agendy má charakter bežnej korešpondencie so žiakom, resp. jeho zákonným zástupcom počas trvania školskej dochádzky žiaka. Nespornou výhodou je vypustenie potreby evidencie tejto agendy v registratúrnom denníku školy, ako aj fakt, že nebude dochádzať k prečíslovávaniu týchto zložiek (spisov) pri prechode z jedného kalendárneho roka do nového kalendárneho roka.

Ak vás táto nová možnosť vedenia žiackej agendy zaujala, odporúča sa pri jej prvotnom zavedení osobné zložky žiakov založiť pre prvákov, resp. druhákov a na základnej škole aj piatakov v rámci prechodu na druhý stupeň školskej dochádzky.

Osobná zložka žiaka by mala obsahovať:

  • žiadosť o prijatie do školy,
  • rozhodnutie o prijatí, resp. neprijatí,
  • odvolanie voči neprijatiu/vzdanie sa odvolania,
  • prerušenie štúdia, individuálny študijný plán,
  • správanie žiakov (úľavy z dochádzky, ospravedlnenky, nedbalá dochádzka, napomínanie, výchovné opatrenia),
  • žiadosti (napr. oslobodenie od povinnej telesnej výchovy, rodinná dovolenka),
  • rozhodnutia,
  • splnomocnenie rodiča/-čov alebo zákonných zástupcov,
  • priestupky žiaka,
  • štúdium žiaka v zahraničí,
  • štipendiá,
  • prestup na inú školu,
  • vylúčenie zo štúdia.

Osobná zložka žiaka ďalej spravidla obsahuje:

  • osobný dotazník žiaka a ďalšie záznamy predkladané škole (živá kronika),
  • potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti,
  • rozhodnutie o zverení dieťaťa do osobnej starostlivosti jedného z rodičov, príp. do striedavej osobnej starostlivosti oboch rodičov, o zverení do pestúnskej starostlivosti,
  • diplomy, ocenenia, pochvaly.

Upozorňujeme na rozdiel medzi osobným spisom dieťaťa v materskej škole a osobnou zložkou žiaka.

Osobné zložky žiakov sa vkladajú do osobitných obalov vždy pre každého žiaka osobitne. Na obal osobnej zložky žiaka sa odporúča uviesť jeho meno a priezvisko, číslo žiaka z informačného systému, ID žiaka z RIS (číslo osobnej zložky žiaka), registratúrnu značku z registratúrneho plánu školy a k nej prislúchajúcu lehotu uloženia, údaj o obmedzení prístupu k osobnému spisu s uvedením lehoty obmedzenia prístupu v dĺžke 90 rokov od vzniku osobnej zložky žiaka.

Ak sa údaje o žiakovi pri nástupe do školy zavádzajú do informačného systému školy (napr. aScAgenda, EduPage), zakladá sa osobná zložka žiaka súbežne. Zároveň sa odporúča ako „titulný list“ osobnej zložky žiaka vytlačiť náhľad na „základné údaje o žiakovi“. Tento list bude informačný, do obsahu spisu sa neeviduje.

Osobnú zložku tvorí obal osobnej zložky, registratúrne záznamy a obsah osobnej zložky.
Do obalu osobnej zložky žiaka vkladáme na osobitnom hárku alebo tlačive vedený obsah spisu. V ňom v chronologicko-numerickom poradí evidujeme jednotlivé do neho vkladané registratúrne záznamy alebo o žiakovi vedené dokumenty v elektronickom informačnom systéme školy. Číslo záznamu uvádzame v tvare čísla osobnej zložky žiaka doplneného o poradové číslo záznamu v rámci spisu a rok vzniku záznamu.

Obsah osobnej zložky žiaka nemusí obsahovať všetky náležitosti, ktoré predpisuje vyhláška MV SR č. 410/2015 Z. z. v znení neskorších predpisov.

Odlišnosti v type a počte registratúrnych záznamov, ako aj používaných formulárov a tlačív závisia do značnej miery od typu (MŠ, ZŠ, SŠ) a stupňa školy alebo jej zriaďovateľa.

S ohľadom na ochranu osobných údajov žiaka treba v prípade zavedenia informačného systému školy zabezpečiť zachovanie dôverného charakteru záznamov nastavením prístupových práv k zaevidovaným údajom iba pre jej poverených zamestnancov.

9.2.7 Obmedzený prístup k pedagogickej dokumentácii

Vzhľadom na skutočnosť, že pedagogická dokumentácia obsahuje informácie dôverného charakteru, ako aj osobné údaje, je nutné pri manipulácii s ňou, ako aj pri jej využívaní prísne dodržiavať zásady obmedzeného prístupu.

Obmedzený prístup k pedagogickej dokumentácii vyplýva škole z § 31 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ako aj z § 16 ods. 2 písm. k) a prenesene § 13 ods. 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

10. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach

Aj na pedagogickú dokumentáciu treba v plnom rozsahu uplatňovať zásady správy registratúry (pripomíname, že pedagogická dokumentácia je integrálnou súčasťou registratúry) a ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Spomínaný § 16 ods. 2 písm. k) a § 13 ods. 5 tohto zákona hovorí, že na registratúrne záznamy, ktoré obsahujú osobné údaje, musí škola aplikovať obmedzený prístup, a to v dĺžke trvania 90 rokov od vzniku registratúrneho záznamu. Obmedzením sa v tomto prípade rozumie to, že prístup k údajom uvedeným v pedagogickej dokumentácii má iba žiak, resp. zákonný zástupca, o ktorého osobné údaje ide a poverený zamestnanec školy.

Zásady obmedzenia prístupu k pedagogickej dokumentácii a k osobným zložkám žiakov je nutné prísne dodržiavať najmä pri zabezpečovaní prístupu k registratúre, teda pri vypožičiavaní spisov, nazeraní do nich, ako aj pri vyhotovovaní výpisov, odpisov a kópií z nich.

11. Úschova pedagogickej dokumentácie

11.1 Ukladanie pedagogickej dokumentácie

Ukladanie pedagogickej dokumentácie je v určitom slova zmysle uzatvorením celého cyklu pracovných postupov spojených s administratívnym zabezpečením výchovnovzdelávacieho procesu. Pretože registratúrne záznamy zaraďujeme v procese vybavenia do vecne príslušného spisu a registratúrna značka je viazaná tiež na spis, môžeme v rámci tohto úkonu hovoriť o ukladaní spisov. Ukladanie je konkrétnym vyjadrením pôvodného zámeru ich presného označovania, teda usporiadanie spisov podľa vecných skupín stanovených registratúrnym plánom školy. V tejto etape života spisy čakajú na uplynutie lehôt uloženia a po ich uplynutí na svoje vyradenie.

Pri ukladaní pedagogickej dokumentácie treba:

  • vytvoriť organizačné a priestorové podmienky tak, aby uložené spisy boli čo najrýchlejšie dosiahnuteľné,
  • v rámci registratúrneho plánu dbať o zvolenie čo najúčelnejšej vecnej štruktúry ich uloženia.

11.2 Usporiadanie spisov

Usporiadanie pedagogickej dokumentácie je dané v súlade s označovaním spisov registratúrnymi značkami.

Pri evidovaní osobných zložiek žiakov odporúčame zároveň zavedenie menného zoznamu, ktorý uľahčí vyhľadávanie týchto spisov počas celej lehoty uloženia.

Osobné zložky žiakov ukladáme v osobitných obaloch a po ich uzatvorení (po ukončení dochádzky) sa odporúča ich usporiadanie podľa jednotlivých ročníkov vyradenia a v rámci nich v abecednom usporiadaní podľa priezvisk žiakov.

V praxi to znamená, že po uzatvorení osobnej zložky žiaka zamestnanec vypočíta termín vyradenia osobnej zložky žiaka tak, že k roku ukončenia školy pripočíta 10 rokov. Nasledujúci rok je rokom vyradenia spisu.

Na uloženie osobných zložiek žiakov treba využívať registračné skrine a skrinky, pri ktorých je však treba vždy zabezpečiť ich bezproblémovú uzamykateľnosť.

12. Lehoty uloženia pedagogickej dokumentácie

Lehota uloženia je vo všeobecnosti počet rokov, počas ktorých daná škola potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa registratúrne záznamy stanú predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica.
Lehota začína spravidla plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku alebo osobitne v pôvodnom registratúrnom usporiadaní.

Lehotu uloženia spisov ustanovuje registratúrny plán školy, a to aj pre pedagogickú dokumentáciu.

Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch po prerokovaní s archívom predĺžiť alebo skrátiť, ak ich neupravuje osobitný právny predpis.

Registratúrne záznamy sa môžu vyradiť pred uplynutím schválenej lehoty uloženia, ak

  1. škola zaniká bez právneho nástupcu podľa § 16 ods. 2 písm. o) zákona č. 395/2002 Z. z.,
  2. sa skracuje lehota uloženia podľa registratúrneho plánu platného v čase vyraďovania registratúrnych záznamov,
  3. škola písomne vyhlási, že vyhotovila hodnoverné kópie registratúrnych záznamov,
  4. degradácia registratúrnych záznamov spôsobená mimoriadnou udalosťou alebo nedostatočnou ochranou dosahuje stupeň, kedy ich už nie je možné zachrániť.

Ak škola vyraďuje registratúrne záznamy podľa písmena a), c) a d), ide o osobitné vyraďovacie konanie.

Lehotu uloženia pedagogickej dokumentácie a ďalšej dokumentácie stanovuje vyhláška MŠ SR č. 339/2023 Z. z. o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii.

Škola a školské zariadenie označujú pri správe registratúry uvedenú pedagogickú dokumentáciu a ďalšiu dokumentáciu v súlade s vyhláškou č. 339/2023 Z. z. týmito znakmi hodnoty a lehotami uloženia:

  1. triednu knihu ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 5 rokov,
  2. triedny výkaz ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 60 rokov od narodenia žiaka, ak ide o základnú umeleckú školu, lehota uloženia je 10 rokov od ukončenia štúdia,
  3. katalógový list dieťaťa ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 60 rokov od narodenia dieťaťa, ak ide o základnú umeleckú školu, lehota uloženia je 10 rokov od ukončenia štúdia,
  4. osobný spis dieťaťa ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 10 rokov,
  5. osobný spis žiaka ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 10 rokov,
  6. denný záznam školského zariadenia ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 10 rokov,
  7. denník výchovnej skupiny ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 10 rokov,
  8. protokol o maturitnej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou uloženia 20 rokov,
  9. protokol o záverečnej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou uloženia 20 rokov,
  10. protokol o absolventskej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou uloženia 20 rokov,
  11. protokoly o komisionálnych skúškach ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou uloženia 20 rokov,
  12. denník evidencie odborného výcviku ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou uloženia 5 rokov,
  13. protokol o písomnej štátnej jazykovej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou uloženia 20 rokov,
  14. protokol o štátnej jazykovej skúške ako registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou s lehotou uloženia 20 rokov,
  15. správa z diagnostického vyšetrovania ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov od ukončenia štúdia,
  16. individuálny vzdelávací program ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov od ukončenia štúdia,
  17. individuálny reedukačný program ako registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty s lehotou 5 rokov od ukončenia štúdia.

13. Vyraďovanie registratúry školy

Vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy/spisy, ktorým uplynula lehota uloženia.

Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladajú do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničia.

Škola môže vyradiť registratúrne záznamy vrátane pedagogickej dokumentácie iba vo vyraďovacom konaní.

13.1 Vyraďovacie konanie

Vyraďovacie konanie by sa malo uskutočňovať komplexne za celú školu, i keď § 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení zákona č. 216/2007 Z. z. už v súčasnosti pripúšťa v odôvodnených prípadoch aj tzv. čiastkové vyraďovania viazané na konkrétny druh dokumentov alebo organizačnú zložku, z ktorej činnosti vznikli. Návrhy na vyradenie škola predkladá v pravidelných intervaloch dohodnutých so štátnym archívom, ktoré však nesmú byť pod hrozbou sankcie podľa § 18 ods. 3 zákona dlhšie ako päť rokov.

Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť školy a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia. Vyraďovanie pripravuje správca registratúry školy. Z tohto dôvodu je nutné vyraďovanie pedagogickej dokumentácie časovo zjednotiť s prípravou všeobecného vyraďovania.

Škola predkladá po vytvorení osobného prostredia návrh na vyradenie prostredníctvom elektronických archívnych služieb Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (portál MV SR) alebo v prípade ich nefunkčnosti prostredníctvom elektronickej schránky.

Správca registratúry pripraví návrh na vyradenie spisov, ku ktorému priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty „A“ a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty „A“. V prípade osobitného vyraďovacieho konania pripraví správca registratúry návrh na osobitné vyradenie spisov, ku ktorému priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty „A“ a zoznam vecných skupín spisov bez znaku hodnoty „A“. Návrh zaevidovaný v registratúrnom denníku zašle príslušnému štátnemu archívu. Rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov/spisov vydáva ministerstvo vnútra prostredníctvom štátnych archívov.

13.2 Rozhodnutie o vyradení záznamov

Po posúdení dokumentárnej hodnoty vydá príslušný štátny archív rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, v ktorom rozhodne o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu a o tom, že škola môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Ak škola navrhla na vyradenie iba dokumenty bez trvalej dokumentárnej hodnoty, môže príslušný štátny archív vziať takýto návrh na vyradenie iba na vedomie. V prípade, že nebude škole vydané zo strany štátneho archívu rozhodnutie o vyradení do 60 dní od predloženia návrhu, môže registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.

Správca registratúry školy, ako aj poverení zamestnanci vyznačia vyradenie registratúrnych záznamov v príslušných evidenciách.

Zároveň zabezpečia zničenie alebo archiváciu registratúrnych záznamov vo forme, v akej ich predložili na vyradenie. Ak boli predmetom vyraďovacieho konania neelektronické registratúrne záznamy, tie zničia alebo odovzdajú do štátneho archívu vo fyzickej podobe. Ak boli predmetom vyraďovacieho konania elektronické registratúrne záznamy, tie zničia alebo odovzdajú štátnemu archívu v elektronickej podobe. Ak boli predmetom vyraďovacieho konania registratúrne záznamy evidované v osobitných systematických evidenciách, pôvodca registratúry zabezpečí ich zničenie aj v agendovom systéme, prípadne zabezpečí ich odovzdanie z agendového systému do elektronického archívu.

13.3 Preberanie archívnych dokumentov

Štátny archív alebo mestský archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote.

Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam vecných skupín odovzdávaných archívnych dokumentov vyhotovený školou.

Pri odovzdávaní elektronických archívnych dokumentov škola postupuje podľa pokynov príslušného štátneho archívu.