Infozákon a zverejňovanie zmlúv v školách

  1. Úvod

 

V našom príspevku sa bližšie venujeme novele normatívneho právneho aktu a správnosti registrácie (vyplnenia a podpísania i poslania žiadosti o registráciu a tiež splnomocnenia splnomocniteľa na účely uverejňovania zmlúv, tiež k potrebám dodatočných opráv alebo úprav v už zverejnenej zmluve v Centrálnom registri zmlúv) i správnemu zverejňovaniu pre školy, školské zariadenia v aktuálnom roku 2023.

 

Príspevok vychádza z kontrolnej a metodickej praxe autora a v závere sa venuje aj predmetu ochrany osobných údajov v školách. Príspevok je vhodný pre rozpočtové organizácie školstva v zriaďovateľskej pôsobnosti obce, mesta, mestskej časti či vyššieho územného celku i obecné úrady, materské školy a základné školy a školské jedálne.

 

Na úvod je potrebné spomenúť, že zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej v príspevku len „zákon o slobode informácií“ alebo „infozákon“) bol dvakrát naposledy novelizovaný, a to:

  • s účinnosťou od 31. marca 2022, keď sa vypustila výnimka pre územnú samosprávu i školy a školské zariadenia, pričom tieto organizácie (ako aj všetky školy) povinne zverejňujú zmluvy v Centrálnom registri zmlúv (alebo CRZ v texte príspevku) s ohľadom na pravidlá a podmienky transparentného konania voči verejnosti (vyššie spomínaná novela teda zakotvila, že všetky orgány územnej samosprávy zverejňujú povinne zmluvy, dodatky, dohody a dodatky k dohodám spolu s prílohami výlučne cez Centrálny register zmlúv; rovnako to platí aj pre materské školy, základné školy, školské zariadenia, rozpočtové organizácie v agende školstva a podobne)
  • s účinnosťou od 1. januára 2023 (pozn.: zákonom č.482/2022  z.), keď novela zákona o slobode informácií zakotvila povinnosť, podľa ktorej zmluva v CRZ, resp. na webovom sídle (pozn. autora: do 31. 3. 2022) zostane zverejnená po dobu desiatich rokov od nadobudnutia účinnosti zmluvného zabezpečenia (pozn.: predĺžila sa teda doba zverejňovania z piatich rokov na desať rokov od času účinnosti tejto zmluvy).

 

  1. Čo novela zákona o slobode informácií upravila?

2.1 Rozšírenie povinných osôb, na ktoré sa vzťahuje zákon o slobode informácií

 

Je potrebné dodať, že podľa Programového vyhlásenia vlády Slovenskej republiky na obdobie rokov 2021 – 2024 v časti Otvorené a transparentné vládnutie sa vláda zaviazala navrhnúť rozšírenie povinností vyplývajúcich zo zákona o slobode informácií aj na štátne firmy a dcérske spoločnosti štátnych firiem v druhom a treťom rade, keďže na tieto právnické osoby sa zákon o slobode informácií nevzťahoval, hoci hospodárili s verejnými zdrojmi. V rámci uvedenej časti Programového vyhlásenia vlády Slovenskej republiky sa po novom zavádza úplne nová definícia povinnej osoby podľa zákona o slobode informácií.

 

Podľa novely zákona o slobode informácií sem patria všetky právnické osoby, pre ktoré je typická aspoň väčšinová priama či nepriama účasť povinných osôb (podľa ustanovenia § 2 ods. 1 a 2 zákona o slobode informácií) a súčasne kontrola zo strany týchto povinných osôb alebo navrhovanie/ustanovenie väčšiny členov riadiaceho alebo kontrolného orgánu týmito povinnými osobami.

 

Povinné osoby teda od 1. januára 2023 sú:

  • štátne orgány a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie,
  • obce, mestá a vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie i preddavkové organizácie,
  • právnické osoby a fyzické osoby, ktorým zákon zveruje právomoc rozhodovať o právach a povinnostiach fyzických osôb alebo právnických osôb v oblasti verejnej správy, a to iba v rozsahu tejto ich rozhodovacej činnosti,
  • právnické osoby zriadené zákonom (štátne fondy, kapitoly štátneho rozpočtu a podobne),
  • zdravotné poisťovne,
  • právnické osoby, ak v nich štát alebo subjekty územnej samosprávy (obce, mestá, mestské časti alebo vyššie územné celky) majú samostatne alebo spoločne aspoň väčšinovú priamu alebo nepriamu účasť, a ak sú súčasne  kontrolované povinnou osobou (teda štátnym orgánom, štátom alebo jednotkou územnej samosprávy) a tiež v zmysle novely táto povinná osoba (ktorá môže vykonávať kontrolu) priamo alebo nepriamo navrhuje alebo ustanovuje viac ako polovicu členov ich riadiaceho orgánu alebo kontrolného orgánu.

V texte príspevku uvádzame ďalej len pojem „povinná osoba“, čo charakterizuje všetky subjekty územnej samosprávy i školy (pozn.: ako možno vidieť zadefinované v odrážkach vyššie).

K tejto taxatívne stanovenej oblasti subjektov, teda povinných osôb v zmysle zákona o slobode informácií, treba pridať aj iné osoby, ak tak osobitný zákon ustanoví (pozn. autora: napríklad ako iná právnická osoba alebo fyzická osoba – napríklad ako archívnictvo, registratúra alebo kataster).

 

2.2 Automatizované spracovanie žiadosti o sprístupnenie informácie – infožiadosti

Novela do zákona o slobode informácií dopĺňa aj nové ustanovenia § 3 ods. 4 a 5 zákona o slobode informácií, a to ak technické podmienky povinnej osoby umožňujú, povinná osoba zabezpečuje zverejňovanie a sprístupňovanie informácií (pozn. autora: vždy na základe riadnej žiadosti o sprístupnenie informácie, ktorú v texte príspevku nazývame aj ako infožiadosť) aj ako otvorené údaje vo formáte umožňujúcom automatizované spracovanie.

 

2.3 Povinné zverejnenie uzatvorenej zmluvy v Centrálnom registri zmlúv – predĺženie lehoty zverejnenia na desať kalendárnych rokov

Novela zákona o slobode informácií rozšírila lehotu zverejnenia zmluvy, a to z pôvodných piatich kalendárnych rokov na súčasných desať kalendárnych rokov.

Povinne zverejňovaná zmluva sa zverejňuje nepretržite v CRZ počas existencie záväzku vzniknutého z povinne zverejňovanej zmluvy, najmenej však počas desiatich rokov (v zmysle chystanej novelizácie zákona o slobode informácií) od nadobudnutia účinnosti zmluvy (buď účinnosť zverejnenia podľa normatívneho právneho aktu – Občianskeho zákonníka, alebo priamo v uvedený deň s určením dňa, mesiaca a roka v zmluve).

V tejto súvislosti je vhodné dodať, že ak je zmluva s dodávateľom uzatvorená materskou, základnou alebo strednou školou priamo a predmetná škola má svoje webové sídlo (internetovú stránku), povinne tiež uverejní túto zmluvu v Centrálnom registri zmlúv (pozn. autora: teda nezverejní sa zmluva súčasne na internetovej stránke a v Centrálnom registri zmlúv.

V praxi povinných osôb (subjektov verejnej správy) nemá táto časť novelizovaného zákona veľmi relevanciu, pretože Centrálny register zmlúv má dostatočnú pamäť na účely zverejňovania, a to aj na predĺžené obdobie zverejňovania zmlúv (a to na desať kalendárnych rokov). Treba dodať, že predĺženie predmetnej lehoty sa nedotýka dodávateľských faktúr a ani vystavených objednávok (pozn.: tie sa riadne zverejnia na webovom sídle povinnej osoby na obdobie minimálne piatich rokov od ich zverejnenia).

 

2.4 Možnosť šírenia informácií sprístupnených v zmysle infožiadosti

Osoba, ktorá získala zverejnené alebo sprístupnené informácie v súlade so zákonom o slobode informácií, je oprávnená ich ďalej šíriť. Ak sa informácie získané sprístupnením alebo zverejnením podľa zákona o slobode informácií ďalej šíria v pôvodnom obsahu, šíriteľa nemožno postihnúť alebo voči nemu uplatňovať nároky.

Treba uviesť, že toto neplatí, ak žiadateľ šíri napríklad:

  • informácie, ktoré sa dotýkajú osobnosti a súkromia fyzickej osoby,
  • písomnosti osobnej povahy,
  • podobizne, obrazové snímky, obrazové záznamy a zvukové záznamy týkajúce sa fyzickej osoby alebo jej prejavov osobnej povahy, ktoré boli sprístupnené povinnou osobou s predchádzajúcim písomným súhlasom dotknutej osoby sprístupniť tieto informácie žiadateľovi,
  • alebo aj osobné údaje, ktoré boli sprístupnené povinnou osobou s predchádzajúcim písomným súhlasom dotknutej osoby sprístupniť osobné údaje žiadateľovi.

Novelou dochádza aj k rozšíreniu základných pojmov používaných v zákone o slobode informácií. Informáciou je akýkoľvek obsah v akejkoľvek forme zaznamenaný na akomkoľvek hmotnom nosiči, najmä obsah písomného záznamu v listinnej podobe, obsah písomného záznamu uloženého v elektronickej podobe alebo obsah záznamu v zvukovej, obrazovej alebo audiovizuálnej podobe (ustanovenie § 4 ods. 3 zákona o slobode informácií).

 

 3. Praktické zverejňovanie v školách a správnosť registrácie v Centrálnom registri zmlúv

 

Treba dodať, že povinné zverejňovanie zmlúv je realizované aj v samospráve výlučne cez Centrálny register zmlúv, pričom sa ruší správnosť zverejňovania cez webové sídlo. Platí teda (od súčasného stavu, t. j. 31. 3. 2022 vrátane), že samosprávne jednotky v prípade ich právnej subjektivity zverejňujú povinne zverejňované zmluvy výlučne a len cez Centrálny register zmlúv. Ak vašej škole softvér alebo programové vybavenie prevádza zmluvy do Centrálneho registra zmlúv, je to zákonné a v poriadku, ak sú všetky požiadavky a náležitosti k zverejňovaniu dodržané (zverejnenie zmluvy v PDF formáte, zverejnenie prehľadu o danej uzatvorenej zmluve a podobne).

V prílohe tohto príspevku uvádzame aj žiadosť o registráciu do Centrálneho registra zmlúv a tiež splnomocnenie (ako orientačný vzor) pre prípad, keď štatutár (riaditeľka/riaditeľ školy alebo starostka/starosta obce) splnomocní zamestnanca (ekonóma, personalistu, hospodára, účtovníka či rozpočtára) zverejňovaním údajov na webom rozhraní v Centrálnom registri zmlúv (pozn.: toto splnomocnenie sa prikladá k žiadosti, ktorá smeruje na adresu Úradu Vlády SR, odbor informatiky a elektronických služieb, Námestie slobody 1, 813 70 Bratislava, emailový kontakt: crz-support@vlada.gov.sk).

Na čo si dať pozor pri registrovaní a vyplnení žiadosti v samospráve?

V prípade, že budete žiadosť o registráciu povinnej osoby (adresovanú Úradu vlády Slovenskej republiky na vyššie uvedenú adresu poštou alebo elektronicky cez slovensko.sk – spôsob uvedený bližšie v tomto príspevku) posielať prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk), žiadosť musí byť podpísaná mandátnym certifikátom. Ak je zriaďovateľom rozpočtovej alebo príspevkovej organizácie samosprávy obec, mesto, mestská časť alebo vyšší územný celok, uvedie sa povinne tento zriaďovateľ v žiadosti (v prílohovej časti príspevku). Zároveň je optimálne, aby každá právnická osoba (rozpočtová a príspevková organizácia i zriaďovateľ) podala predmetnú žiadosť samostatne.

 

 4. Postup pri registrovaní povinnej osoby v Centrálnom registri zmlúv (CRZ)/vytváraní užívateľského účtu v CRZ v zmysle metodiky Úradu vlády SR

Na registráciu subjektu do CRZ je potrebné zaslať písomnú žiadosť na adresu odboru informatiky a elektronických služieb Úradu vlády SR. Žiadosť o registráciu povinnej osoby musí obsahovať nasledujúce údaje názov, adresu subjektu, IČO, zadefinovania zriaďovateľa (v prípade rozpočtových a príspevkových organizácií, ktoré plne spadajú pod obec, mesto, mestskú časť či vyšší územný celok) a tiež plnú moc pre zamestnancov povinnej osoby, ktorí budú zmluvy v CRZ publikovať. Subjekt zaslaním žiadosti Úradu vlády SR vyhlasuje, že je povinný zverejňovať zmluvy v CRZ a že si túto povinnosť overil na Ministerstve spravodlivosti SR (gestor zákona o slobodnom prístupe k informáciám).

Je potrebné uviesť, že zmluva v elektronickej podobe musí zodpovedať podpísanej papierovej verzii zmluvy, avšak zverejnená musí byť bez podpisov, pečiatok a dátumov podpísania.

Zmluva (vrátane príloh, dodatkov a príloh dodatkov) musí byť zverejnená vo formáte PDF, pričom tieto súbory musia byť v strojovo čitateľnej forme (pozn. autora: priamym prevodom z textového súboru (DOC, RTF, ODT…) do PDF formátu, prípadne naskenovaním papierovej zmluvy a jej následným uložením vo formáte PDF).

Ak povinná osoba zašle do registra zrejme nesprávny údaj, Úrad vlády Slovenskej republiky vykoná opravu na základe žiadosti o opravu tej povinnej osoby, ktorá tento údaj do registra zaslala. Žiadosť je potrebné zaslať elektronicky na adresu crz-support@vlada.gov.sk. Žiadosť musí obsahovať nasledujúce údaje, a to číslo zmluvy, zmluvné strany, ID (identifikačný údaj zmluvy prideľuje automaticky systém pri jej zverejnení a je viditeľný v prehľade o zverejnení zmluvy) zmluvy v rámci systému CRZ, požadované opravy (v prípade, že je potrebná výmena prílohy, je potrebné v emaile zaslať aj opravenú prílohu vo formáte PDF) a odôvodnenie opráv.

 

Odporúčania k žiadosti o registráciu a k splnomocneniu:

  1. Uvádzať výlučne pracovné emailové kontakty a telefónne čísla.
  2. V žiadosti o registráciu uviesť podpis a tiež odtlačok pečiatky, ak budete žiadosť o registráciu posielať poštou na adresu Úradu vlády Slovenskej republiky.
  3. V prípade, že budete žiadosť posielať prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk), žiadosť musí byť podpísaná mandátnym certifikátom.
  4. Splnomocnenie sa nemusí notársky overiť.
  5. Uvedené dokumenty sa neoverujú základnou finančnou kontrolou v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  6. Každý zamestnanec povinnej osoby, ktorý pracuje s CRZ, je povinný vlastniť užívateľský účet.
  7. Každý užívateľský účet môže používať iba jeden zamestnanec.
  8. Žiadosť sa rovnako notársky neoveruje.
  9. Nie je potrebné na splnomocnení (plnej moci) uvádzať pečiatku školy alebo školského zariadenia.
  10. Ak sa posiela žiadosť o splnomocnenie poštou, postačí si ponechať iba jeden exemplár zo žiadosti a splnomocnenia a druhý exemplár poslať poštou na Úrad vlády SR (pozn. autora: poštový i emailový kontakt je uvedený v texte nášho príspevku).

Čo teda potrebujeme k registrácii, ak nemáme do CRZ prístupové údaje (meno a heslo)?

  1. Vyplnenú a podpísanú žiadosť
  2. Vyplnené a podpísané splnomocnenie

 

Odporúčania autora:

  1. Uvedie sa podpis a odtlačok pečiatky, ak budete žiadosť posielať poštou.
  2. V prípade, že budete žiadosť posielať prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk), žiadosť musí byť podpísaná mandátnym certifikátom.
  3. Vždy treba žiadosť vyplniť počítačovo.

 

5. Užitočné informácie z praxe

Ako správne poslať túto žiadosť a splnomocnenie (plnú moc) po jej vyplnení a podpísaní?

Poštou – vyplnený formulár s pečiatkou a podpisom štatutára zašlite na adresu:
Sekcia informačných technológií, Úrad vlády Slovenskej republiky, Nám. slobody 1, 813 70 Bratislava alebo elektronicky – vyplnený formulár, podpísaný mandátnym certifikátom štatutára. Zaslanie prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk) do elektronickej schránky Úradu vlády Slovenskej republiky (IČO: 00151513, číslo schránky: E0000000005).

Čo je to ID číslo zmluvy/dodatku?

ID je unikátnym identifikátorom zmluvy/dodatku v rámci systému CRZ. ID zmluvy je možné zistiť v rámci administrácie (pozn.: v spodnej časti CRZ so zmluvou, ak ste prihlásení).

Upozornenia do praxe

  1. Žiadosť, ktorá nebude obsahovať ID zmluvy alebo uvedené údaje nebudú zodpovedať skutočnosti (napr.: zmluva s ID uvedeným v žiadosti bude mať iné číslo, ako je uvedené v žiadosti), nebude akceptovaná.
  2. Každý zamestnanec povinnej osoby, ktorý pracuje s CRZ, je povinný vlastniť užívateľský účet. Každý užívateľský účet môže používať iba jeden zamestnanec.
  3. Zmluva (vrátane príloh, dodatkov a príloh dodatkov) musí byť zverejnená vo formáte PDF, pričom tieto súbory musia byť v strojovo čitateľnej forme:
    1. Do CRZ vkladáme zmluvy (pozn.: prílohy, dodatky alebo dohody či dodatky k nim) prostredníctvom priameho prevodu z textového súboru (DOC, RTF, ODT…) do PDF formátu, prípadne naskenovaním papierovej zmluvy a jej následným uložením vo formáte PDF.
    2. Ak je potrebné vložiť nový dokument alebo náhradu, alebo vypustiť dokument a nahradiť novým, treba vždy mať dokument vo formáte PDF.
  4. Zverejňujú sa všetky zmluvy, ktoré:
    1. sa tykajú nakladania s majetkom subjektu (obstarania majetku, prevody majetku, pohyby majetku) alebo
    2. obsahujú informáciu, ktorá sa získala za verejné prostriedky (kúpne zmluvy, poskytovania služieb, transfery a dary a podobne).

V zmysle ustanovení § 47a zákona č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka v znení neskorších predpisov pri zmluve, ktorá nebola zverejnená do troch kalendárnych mesiacov po jej uzatvorení, platí, že táto zmluva je nulitná (bez právne základu, t. j. akoby nebola nikdy uzatvorená). V reálnom živote dochádza niekedy k nezverejneniu, napríklad dodatku k zmluve, nie však úmyselne, ale nedopatrením, a z takto doplnenej zmluvy sa poskytnú služby a finančné plnenie, ktoré nie je možné si neplatnosťou zmluvy už vrátiť. Z tohto dôvodu je v praxi problematické napraviť vôľu a účinky zmluvy, ktoré vyvolali.

Obec môže v tomto prípade postupovať spôsobom, keď si s druhou zmluvnou stranou môže uzatvoriť dohodu o vzájomnom zápočte a v nej sa zadefinuje aj povinnosť uzatvorenia novej zmluvy. Táto zmluva sa následne v zákonnom termíne zverejní (t. j. bezodkladne po jej uzatvorení) v Centrálnom registri zmlúv (ďalej len CRZ), teda už povinne od 31. marca 2022 vrátane.

Treba k zverejňovaniu dodať, že nie je potrebné k zmluve (ako príloha) zverejniť: obchodné podmienky, poistné podmienky, kalkulácie cien (spôsoby výpočtu jednotkovej ceny) a rovnako sa nezverejňujú ani nákresy, technické predlohy, výkresy, vzory, projektové dokumentácie, projekty ako predmet ochrany autorského práva a údaje týkajúce sa osobnej povahy (emailové adresy zamestnancov alebo zmluvných strán, bankové spojenia, telefónne kontakty a podpisy). Je vhodné uviesť, že tiež sa pri zmluvách nezverejňujú v Centrálnom registri zmlúv dátumy podpísania zmluvy a pečiatky spolu s podpismi zmluvných strán.

Zmluva sa uverejní bezodkladne po jej uzatvorení – podpise zmluvy. Zmluva je účinná dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia, ak sa zmluvné strany nedohodnú, že zmluva nadobúda účinnosť neskôr po jej zverejnení.

Miesto zverejnenia: výlučne už len Centrálny register zmlúv (do 31. marca 2022 internetová stránka subjektu územnej samosprávy).

Časté kontrolné zistenia:

  1. Obec/škola nezverejnila iba prvú a poslednú prílohu, pričom celkom ich bolo päť.
  2. Základná škola zverejnila prílohu s údajmi o fyzických osobách, ktoré mali charakter osobných údajov.
  3. Rozpočtová organizácia má zverejnené zmluvy, pričom ich počet nesedí po porovnaní s centrálnou evidenciou zmlúv.
  4. Základná škola s materskou školou nezverejnila kolektívnu zmluvu a jej dodatky.

Medzi najčastejšie zmluvy v oblasti školského stravovania patria zmluvy na dodávku potravín. Okrem nich sa možno stretnúť aj so:

  1. zmluvami kúpnymi,
  2. zmluvami na výpožičku majetku (konvektomat, mixovací stroj a podobne),
  3. zmluvami na ochranu osobných údajov,
  4. prílohami k zmluvám,
  5. všeobecne obchodnými podmienkami,
  6. cenníkmi dodávateľov na dodávku potravín do zásoby a na priamy výdaj,
  7. výkazmi a výmermi,
  8. obratovými súpiskami skladových zásob,
  9. zmluvami poistnými a podobne.

Všeobecná povinnosť – na čo si dať pozor?

  • Zmluva sa uverejní bezodkladne po uzatvorení zmluvy (podpísaní oboma stranami).
  • Zmluva sa ponechá zverejnená po dobu desiatich rokov od účinnosti zmluvného zabezpečenia.
  • V zmluve alebo dohode si môžete dohodnúť s druhou zmluvnou stranou neskoršiu účinnosť (pozn.: to však nemá vplyv na bezodkladné zverejnenie zmluvy v CRZ po jej uzatvorení – podpísaní oboma stranami).

Odporúčania do praxe:

  1. Zverejňujú sa zmluvy ako celok, a to vždy vo formáte PDF.
  2. Podklady k zmluve nemusia byť zverejnené, rovnako ani návrhy zmluvy či ich „košieľky“ a podobne.
  3. Prílohy sa musia zverejňovať (ak predstavujú neoddeliteľnú súčasť zmluvy).
  4. Zmluvy sa neuverejňujú v PDF formáte, a to konverziou z Wordu alebo iného editora do formátu PDF alebo skenom do PDF formátu.
  5. Zmluva sa uverejní bezodkladne po uzatvorení zmluvy (podpísaní oboma stranami).
  6. Zmluva sa ponechá zverejnená po dobu desiatich rokov od účinnosti tejto zmluvy.
  7. Zverejnenie sa týka aj jednorazových zmlúv či krátkodobých nájomných zmlúv (napr. zmluvy na prenájom telocvične, tried, jedálne, pozemku a podobne).
  8. Zverejnenie sa týka aj zmlúv s nízkou finančnou hodnotou a zmlúv o prevode vlastníctva.
  9. Zmluvy, ktoré sa nevzťahujú na nakladanie s majetkom alebo s verejnými prostriedkami (informáciou o sume, ktorá sa použila), nepodliehajú povinnému zverejneniu.
  10. Zmluva sa uverejní so všetkými údajmi okrem údajov, ktoré sú osobného charakteru, a to len v prípade fyzických osôb (pozn.: zverejní sa aj adresa fyzickej osoby, fyzickej osoby – podnikateľa a sídlo právnickej osoby).

Upozornenia pre školy k zverejňovaniu v CRZ:

  1. Nie je potrebné okrem zverejnenej zmluvy v CRZ vytvárať tabuľku s údajmi zo zmluvy alebo prehľad o uzatvorenej zmluve na vašom webovom sídle (internetovej stránke) školy a tiež duplicitne zverejňovať zmluvy (jediné miesto zverejnenia zmluvy je práve CRZ).
  2. Ak sa zmluva teda uverejní vždy v CZR, už sa nezverejní cez vašu internetovú stránku školy ani prostredníctvom zriaďovateľa – internetovej stránky obce alebo mesta.
  3. Ak vaša škola patrí pod zriaďovateľskú pôsobnosť súkromnej organizácie, fyzickej osoby či neziskovej organizácie, nemusíte zmluvy, faktúry a objednávky zverejňovať (pozn. autora: ak to neustanoví iný predpis alebo zmluva o poskytnutí dotácie či grantu).
  4. Ak uzatvoríte zmluvu s inou školou alebo obcou či zriaďovateľom (napr. darovaciu zmluvu, zmluvu o prevode správy majetku, kúpnu zmluvu, zmluvu o výpožičke alebo nájomnú zmluvu), zmluvu uverejnia obe strany (pozn.: teda aj škola a aj druhá strana súčasne v CRZ).
  5. Ak zmluvu zverejníme riadne v CRZ a po čase je škole doručená žiadosť o sprístupnenie informácie (zmluvy), postačí uviesť odkaz na už zverejnenú zmluvu v CRZ.

5.1 Modelové príklady z praxe

Škola má podpísanú zmluvu o nájme v rozsahu siedmich hodín. Ako postupuje pri zverejňovaní?

Obec zverejní zmluvu bez osobných údajov a ponechá meno fyzickej osoby/obchodné meno právnickej osoby/združenia a zatrie podpisy. Zmluva sa uverejní bezodkladne po jej uzatvorení – podpísaní zmluvy v CRZ.

Organizácia zverejnila zmluvu v roku 2016. V roku 2023 podpísala dodatok k uvedenej zmluve. Ako má teraz postupovať? Ponechá zverejnený dodatok alebo aj dodatok a pôvodnú zmluvu?

Organizácia povinne ponechá stále platnú zmluvu na webovom sídle a dodatok k tejto zmluve v CRZ. Ak by zmluvu vymazala, porušila by zákonnú lehotu zverejnenia zmluvy, ktorá je stále platná a účinná.

Ak zamestnanec školy alebo zariadenia nesprávne uvedie v CRZ údaje o zmluve alebo sumu, alebo názov zmluvnej strany, ako správne zrealizuje opravu?

Opravu alebo úpravu už zverejnených údajov v CRZ nevieme sami realizovať, pričom o túto opravu alebo úpravu je potrebné požiadať Úrad vlády, a to emailom. Žiadosť je potrebné poslať elektronicky (výlučne emailom) na adresu: crz-support@vlada.gov.sk. Vzor žiadosti je nasledovný (pozn. autora: náležitosti uvedené v orientačnej žiadosti sú povinné):

Vzor – žiadosť o opravu v CRZ
(modelový príklad: pôvodné nahradenie prílohy novou prílohou v základnej škole)

Dobrý deň, žiadam Vás o opravu chybného údaja v nasledovnej zverejnenej zmluve v
CRZ: číslo zmluvy: 4/2023
Zmluvné strany: Základná škola v obci Smolenice, IČO: …….
ID zmluvy v rámci systému CRZ: 443252 (pozn.: systém CRZ uvádza toto číslo automaticky, je potrebné skopírovať uvedené ID číslo a uviesť v predmetnej žiadosti o opravu či úpravu).
Požadované opravy: Oprava v prílohovej časti zmluvy (vymeniť prílohu č. 1 za novú prílohu, posielam v prílohe ako PDF).
Odôvodnenie opráv: oprava (náhrada) prílohy z dôvodu pôvodného chybného vloženia do CRZ.

6. Krátko k zverejňovaniu dodávateľských faktúr a oblasti vystavených objednávok v školách

Subjekt verejnej správy (zverejňuje na svojom webovom sídle, ak ho má zriadené, v štruktúrovanej a prehľadnej forme najmä tieto údaje:

  1. identifikačný údaj faktúry, ak povinná osoba vedie číselník faktúr,
  2.  popis fakturovaného plnenia, tak ako je uvedený na faktúre,
  3. celkovú hodnotu fakturovaného plnenia v sume, ako je uvedená na faktúre, ako aj údaj o tom, či je suma vrátane dane z pridanej hodnoty, alebo či je suma bez dane z pridanej hodnoty,
  4. identifikáciu zmluvy, ak faktúra súvisí s povinne zverejňovanou zmluvou,
  5. identifikáciu objednávky, ak faktúra súvisí s objednávkou,
  6. dátum doručenia faktúry,
  7. identifikačné údaje dodávateľa fakturovaného plnenia:
    1. meno a priezvisko fyzickej osoby, obchodné meno fyzickej osoby − podnikateľa alebo obchodné meno, alebo názov právnickej osoby,
    2. adresu trvalého pobytu fyzickej osoby, miesto podnikania fyzickej osoby − podnikateľa alebo sídlo právnickej osoby,
    3. identifikačné číslo, ak ho má dodávateľ fakturovaného plnenia pridelené.

Povinnosť zverejňovať údaje o faktúre sa nevzťahuje na faktúru súvisiacu so zmluvou, ktorá nie je povinne zverejňovanou zmluvou. To však neznamená, že taká dodávateľská faktúra, na ktorú máme uzatvorenú zmluvu, sa nemusí zverejniť v prehľade uhradených faktúr. Riadne sa teda uverejní v prehľade došlých faktúr na webovom sídle školy. V prípade, že príde dodávateľská faktúra a nemáme k nej uzatvorenú zmluvu či dohodu, táto faktúra sa tiež povinne v lehote do tridsiatich kalendárnych dní po úhrade uverejní na webovom sídle.

Podstatné náležitosti zverejnenej faktúry sú najmä:

  • zmluvné strany,
  • suma,
  • fakturované plnenie.

Medzi povinné náležitosti zverejnenej faktúry nepatria:

  • splatnosť faktúry,
  • dátum zaplatenia faktúry,
  • spôsob zaplatenia faktúry.

Faktúra sa zverejní až po jej zaplatení, teda vždy do tridsiatich dní (pozn. autora: kalendárnych dní, nie pracovných dní). Faktúra sa ponechá zverejnená počas piatich (pozn. autora: nie desiatich ako v prípade zmlúv) rokov od zverejnenia.

Aj preddavková (zálohová) faktúra podlieha zverejneniu. Nezverejňujú sa súpisy prác ani protokoly o prevzatí, tie sa ani neoverujú základnou finančnou kontrolou.

7. Zverejňovanie a GDPR

Pri zverejňovaní dokumentov je potrebné dodržiavať najmä zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov známy aj pod skratkou GDPR, t. j. je potrebné dbať na to, aby neboli zverejnené napr. rodné čísla a podobne. Názov súboru, resp. odkaz naň by teda mal v stručnosti identifikovať jeho obsah, čo napr. v prípade zmlúv znamená predmet a prípadne číselnú identifikáciu.

Zákon č. 211/2000 Z. z. v tejto súvislosti explicitne určuje aj niekoľko údajov, ktoré nepatria do osobných údajov, tými sú titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a označenie nehnuteľnosti v špecifickom prípade. Osobným údajom je aj rodné číslo a číslo bankového účtu (iba fyzickej osoby).

Takisto sa nemusia zverejniť technické predlohy, návody, výkresy, projektové dokumentácie, rovnako aj modely, spôsob výpočtu jednotkových cien a vzory. Treba dodať, že tiež sa nemusia zverejniť v prílohovej časti k zmluve aj ustanovenia všeobecných obchodných podmienok, pokiaľ sú v zmluve uvedené odkazom na ich už zverejnenú podobu, a tiež aj poistné podmienky k poistnej zmluve.

 

7.1 Prípad z praxe – zverejňovanie zmluvy o financovaní škôl mimo sektora verejnej správy

Ustanovenie § 9aa ods. 5 a ods. 7 zákona č. 596/2003 Z. z. o školskej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov upravuje povinnosť zverejniť návrh zmluvy o financovaní na webovom sídle poskytovateľa (t. j. v postavení obce, mesta, mestskej časti alebo vo vyššom územnom celku).

V nadväznosti na to je v ods. 7 rovnakým spôsobom upravená podmienka zverejňovania na webovom sídle poskytovateľa s tým, že úprava nadobudnutia účinnosti samotnej zmluvy o financovaní je špecificky upravená tak, že zmluva nadobúda účinnosť dňom jej zverejnenia.

K tejto súvislosti vydalo Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky metodiku, podľa ktorej obec alebo mesto podľa ustanovenia § 9aa ods. 1 písm. a) zákona č. 596/2003 Z. z. o školskej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej v príspevku len „zákon č. 596/2003 Z. z.“) uzatvára zmluvu o financovaní s neštátnymi zriaďovateľmi škôl a školských zariadení podľa § 6 ods. 12 písm. b) zákona č. 596/2003 Z. z. na príslušný kalendárny rok.

V prípade, ak sa počas kalendárneho roka, na ktorého obdobie sa zmluva o financovaní uzatvorila, zmení hodnota jednotkového koeficientu, tak obec s neštátnym zriaďovateľom uzavrie dodatok k zmluve o financovaní podľa § 9aa ods. 2 písm. c) druhá veta zákona č. 596/2003 Z. z., ktorá ustanovuje nasledovné: „Ak je to potrebné, obec zohľadní rozpis finančných prostriedkov poukázaných podľa osobitného predpisu v priebehu rozpočtového roka a upraví výšku poskytovaných finančných prostriedkov na zostávajúce obdobie príslušného rozpočtového roka dohodou prostredníctvom dodatku k zmluve o financovaní.“

Podľa § 9aa ods. 5 zákona č. 596/2003 Z. z. platí, že návrh zmluvy o financovaní sa zverejňuje na úradnej tabuli a na webovom sídle poskytovateľa finančných prostriedkov, ak ho má zriadené, najmenej 15 dní pred jej uzatvorením. Citované ustanovenie je potrebné rovnako aplikovať aj na dodatok. Postup uzatvorenia dodatku k zmluve o financovaní bude vo všeobecnosti rovnaký ako pri uzatvorení zmluvy o financovaní. Návrh dodatku k zmluve o financovaní zverejňuje poskytovateľ finančných prostriedkov na úradnej tabuli a na webovom sídle, ak ho má zriadené, a to najmenej 15 dní pred jej uzavretím. Do 10 dní od zverejnenia môžu k návrhu dodatku k zmluve o financovaní uplatniť pripomienky právnické osoby a fyzické osoby, ktorých sa obsah návrhu zmluvy týka.

Zákon č. 596/2003 Z. z. ukladá poskytovateľovi finančných prostriedkov povinnosť prerokovať s právnickou osobou alebo fyzickou osobou, ktorá uplatnila pripomienky, riadne a včas uplatnené pripomienky. Včasné uplatnenie pripomienky predpokladá dodržanie 10-dňovej lehoty.

K uzatvoreniu dodatku k zmluve o financovaní možno pristúpiť až po uplynutí 15 dní od zverejnenia návrhu dodatku k zmluve o financovaní a prerokovaní riadne a včas uplatnených pripomienok. Po uzatvorení dodatku k zmluve o financovaní sa tento dodatok zverejní na úradnej tabuli alebo na webovom sídle poskytovateľa finančných prostriedkov, ak ho má zriadené, a týmto dňom zároveň nadobúda účinnosť.

 

7.2 Trinásť zásad bezpečnostných opatrení k ochrane osobných údajov pre školy

  1. Každý zamestnanec pri nakladaní s osobnými údajmi rešpektuje ich povahu a tomu prispôsobí úkony s tým spojené. Zamestnanec najmä osobné údaje nezverejňuje bez overenia, že takýto postup je možný, nesprístupňuje údaje osobám, ktoré nepreukážu právo ich získať. Zamestnanec sa vždy pokúsi o poskytnutie základných informácií dotknutej osoby; inak odkáže dotknutú osobu na zodpovednú osobu alebo na riaditeľa školy.
  2. Škola pri spracúvaní osobných údajov aktívne spolupracuje so zodpovednou osobou.
  3. Škola ihneď rieši každý bezpečnostný incident týkajúci sa ochrany osobných údajov, a to v súčinnosti so zodpovednou osobou, a spíše sa o ňom záznam.
  4. Pedagogická dokumentácia je trvalo uložená v uzamykateľných skrinkách v kanceláriách školy. Triednym učiteľom sú zapožičané len na nevyhnutne potrebnú dobu k vykonaniu zápisov. Údaje o žiakoch by sa nemali vynášať zo školy, poskytovať cudzím osobám kópie a podobne.
  5. Osobné údaje vedené v elektronickej podobe, napríklad v prípade elektronickej žiackej knižky, sa uchovávajú len v zabezpečenom systéme. Do tohto systému majú prístup jednotliví pedagógovia a ďalšie osoby poverené riaditeľom škôl, a to len na základe jedinečného prihlasovacieho mena a hesla a len v rámci oprávnenia daného funkčným zaradením.
  6. Heslá musia byť chránené a nesmú sa nikomu sprístupňovať. Pri práci s elektronickou evidenciou nesmie oprávnená osoba opustiť počítač bez odhlásenia. Rodičia a žiaci majú zabezpečený vzdialený prístup výhradne k vlastným údajom, na základe prideleného hesla odovzdaného individuálne triednym učiteľom.
  7. Osobné spisy zamestnancov sú tiež uchovávané bezpečne v uzamykateľných skrinkách, prístup k nim má len riaditeľ školy, prípadne jeho zástupca a personálne a mzdové oddelenie.
  8. Zoznamy žiakov sa nezverejňujú, neposkytujú bez súhlasu zákonných zástupcov iným fyzickým osobám alebo právnickým osobám, alebo štátnym orgánom, ktorým to nevyplýva zo zákona.
  9. Pokiaľ sa na vedenie pedagogickej dokumentácie využívajú formuláre a vzory, je potrebné vykonať kontrolu, či nepožadujú nepotrebné údaje.
  10. Ak zamestnanec zistí porušenie ochrany osobných údajov, bezodkladne zabráni ďalšiemu neoprávnenému nakladaniu s osobnými údajmi a ohlási túto skutočnosť riaditeľovi školy alebo zodpovednej osobe.
  11. Riaditeľ školy alebo zodpovedná osoba sú povinní informovať zamestnancov o všetkých významných skutočnostiach a postupoch v súvislosti so spracúvaním osobných údajov. Zabezpečia, aby boli riadne poučení o právach a povinnostiach pri spracúvaní osobných údajov a podľa možností zabezpečia vzdelávanie a preškoľovanie v oblasti ochrany osobných údajov.
  12. Neodporúča sa učiteľom pri práci doma používať vlastný počítač. Jednak z dôvodu, že súkromný počítač býva zväčša používaný aj inými členmi domácnosti, ale takisto sa nevie dostatočne zaistiť bezpečnosť vlastného zariadenia. Používanie služobných zariadení by malo byť bezpečnejšie. Je na riaditeľovi školy, aby určil pravidlá používania služobných mobilov, tabletov alebo notebookov.
  13. Povinnosti a odporúčania pri spracúvaní osobných údajov možno zapracovať napríklad do školského poriadku, pracovného poriadku, internej smernice na ochranu osobných údajov.

Údaje uvedené v osobnom spise žiaka musia podliehať prísnemu zachovávaniu mlčanlivosti. Prístup k údajom sa má poskytnúť zákonným zástupcom (dieťaťu, ak je dostatočne zrelé) a musí sa prísne regulovať a obmedzovať na školské orgány, školských inšpektorov, zdravotníckych pracovníkov, sociálnych pracovníkov a orgány činné v trestnom konaní.

V niektorých prípadoch postačí aj poskytnutie/sprístupnenie informácie na základe infožiadosti v anonymizovanej podobe. Všetky informácie, ktoré by mohli viesť k diskriminácii, sa musia chrániť primeranými bezpečnostnými opatreniami, napríklad ich spracúvaním v samostatných spisoch, kvalifikovanými a určenými osobami, pod podmienkou zachovania mlčanlivosti a pod.

Za osobitnú kategóriu osobných údajov sa podľa právnej úpravy ochrany osobných údajov nepovažuje rodné číslo, ale požíva rovnakú zákonnú ochranu vrátane zákazu zverejňovania rodného čísla, s výnimkou prípadu, ak dotknutá osoba sama rodné číslo zverejní, a takisto fotografia, pokiaľ nie je vyhotovená na účely spracúvania osobitnej kategórie osobných údajov, sa nepovažuje za údaj osobitnej kategórie.

Bežné osobné údaje sú teda:

  • fotografia či podobizeň fyzickej osoby,
  • meno, priezvisko, adresa,
  • e-mail, súkromné telefónne číslo,
  • dátum narodenia fyzickej osoby,
  • rodné číslo fyzickej osoby.

Citlivé osobné údaje, tzv. osobitnú kategóriu osobných údajov predstavujú:

  • rasový alebo etnický pôvod,
  • politické názory,
  • náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborových organizáciách,
  • genetické údaje,
  • biometrické údaje na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby,
  • údaje týkajúce sa zdravia,
  • údaje týkajúce sa sexuálnej orientácie.

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby, ak spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, v ktorej vystupuje dotknutá osoba ako jedna zo zmluvných strán, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, teda v rámci predzmluvných vzťahov.

Vždy je potrebné pri poskytovaní súčinnosti zvážiť všetky riziká, zabrániť neoprávneným osobám nahliadať a čítať v dokumentácii žiaka, zabrániť neoprávnenému kopírovaniu, prenosu údajov, úprave či vymazaniu záznamov a zaviesť opatrenia, ktoré umožnia určiť a overiť, komu boli údaje sprístupnené. Hlavné subjekty, s ktorými si škola vymieňa údaje, sú iné štátne orgány, iné školy a školské zariadenia a orgány sociálnej ochrany. Najdôležitejšie aspekty poskytnutia údajov sú uistiť sa, či je škola na to oprávnená (pozn. autora: napríklad na základe zákona, verejného záujmu, súhlasu a podobne), či miesto, kam majú byť údaje dané, zaručuje ich bezpečnosť, uistiť sa, že dotknuté osoby sú informované o príjemcoch.